Hosting strony firmowej: kupić na siebie czy zostawić wykonawcy?

„Hosting” to słowo, pod którym mieszczą się trzy różne rzeczy: adres strony, miejsce, gdzie ona fizycznie działa, i poczta. Większość nieporozumień między firmą a wykonawcą bierze się z tego, że umowa mówi o jednym, a każda ze stron myśli o innym. Ten tekst rozdziela te trzy rzeczy, pokazuje dwie drogi, którymi można iść, i daje pięć pytań, które rozstrzygają sprawę na jednej rozmowie.

Trzy rzeczy w jednym worku

Domena

To adres, na przykład twojafirma.pl. Kupuje się ją u rejestratora na rok lub kilka lat i jest zapisana na konkretne dane: imię i nazwisko albo firmę, adres, e-mail. Kto jest wpisany jako właściciel, ten może ją przenieść, sprzedać albo stracić przez nieodnowienie. Domena powinna być zarejestrowana na Ciebie. Zawsze, niezależnie od tego, kto robi stronę i gdzie ona stoi.

Serwer

To komputer, na którym leżą pliki strony i baza danych. Strona firmowa bez dodatkowych funkcji mieści się na tanim hostingu współdzielonym, czyli na serwerze, który obsługuje setki innych stron naraz. System, który coś liczy w tle, obsługuje wielu zalogowanych użytkowników albo trzyma większą bazę, potrzebuje własnego serwera. To już inny rachunek i inna odpowiedzialność.

Poczta

Skrzynki w domenie firmy często dostaje się „przy okazji” razem z hostingiem. To wygodne do momentu, gdy chcesz zmienić hosting: wtedy okazuje się, że przenosisz też pocztę całej firmy, razem z archiwum. Poczta najmocniej przywiązuje do dostawcy, więc warto trzymać ją osobno od strony, u dostawcy, który robi tylko pocztę.

Trzy rzeczy, jedno słowo „hosting”. Co z nich zostaje u Ciebie, gdy zmieniasz wykonawcę

Co to jest	Na kogo ma być zapisane	Przy zmianie wykonawcy
Domena	Na Twoją firmę, zawsze. Kto jest wpisany jako właściciel, ten może ją przenieść albo stracić przez nieodnowienie.	Nie przenosisz jej nigdzie. Zmienia się tylko to, dokąd kieruje.
Serwer	Na firmę, jeśli idziesz pierwszą drogą. W abonamencie u wykonawcy — na niego, ale z dostępem do kodu i danych na żądanie.	Przenosisz pliki i bazę. W abonamencie rozstrzyga o tym opisany sposób wyjścia: co dostajesz, w jakim formacie i w jakim czasie.
Poczta	Na firmę, najlepiej u dostawcy, który robi tylko pocztę, osobno od strony.	Jeśli siedzi przy hostingu strony, przenosisz pocztę całej firmy razem z archiwum. To ta pozycja, która najmocniej przywiązuje do dostawcy.

Droga pierwsza: kupujesz hosting na siebie

Rejestrujesz domenę i konto hostingowe na dane firmy, a wykonawca dostaje dostęp jako dodatkowy użytkownik. Faktury przychodzą do Ciebie, hasła administratora są Twoje, a współpracę z wykonawcą możesz zakończyć bez przenoszenia czegokolwiek.

Cena tej niezależności to odpowiedzialność. Ktoś musi pamiętać o odnowieniu domeny i certyfikatu, robić aktualizacje i sprawdzać, czy kopie zapasowe rzeczywiście powstają. Jeśli nikt w firmie tego nie zrobi, hosting „na siebie” bywa mniej bezpieczny niż hosting u wykonawcy, który robi to zawodowo.

U mnie ta droga wygląda tak: podpowiadam, jaki hosting wystarczy, konfiguruję go, wdrażam stronę i zostawiam instrukcję. Po starcie możesz zlecić mi utrzymanie w ustalonym wymiarze albo prowadzić je sam.

Droga druga: strona stoi u wykonawcy w abonamencie

Płacisz co miesiąc stałą kwotę i nie zajmujesz się niczym: serwerem, kopiami, aktualizacjami, monitoringiem. Dla wielu małych firm to rozsądny wybór, bo czas właściciela jest droższy niż abonament.

Trzy rzeczy, których warto w tej drodze zażądać na piśmie. Po pierwsze, dostęp do kodu i do aktualnej kopii danych na Twoje żądanie, nie „po zakończeniu współpracy”. Po drugie, umowa powierzenia przetwarzania danych, bo wykonawca przechowuje wtedy dane Twoich klientów i użytkowników, a RODO wymaga, żeby było spisane, kto za co odpowiada i kto jest podwykonawcą. Po trzecie, opisany sposób wyjścia: co dostajesz, w jakim formacie i w jakim czasie, gdy zdecydujesz się przenieść stronę gdzie indziej.

Jeśli dostawca odmawia którejś z tych trzech rzeczy, nie kupujesz hostingu. Kupujesz dostęp do własnej strony na czas płacenia.

Tani hosting czy własny serwer

Zasada: jeśli strona tylko pokazuje treści i przyjmuje wiadomości, wystarczy hosting współdzielony za kilkadziesiąt złotych rocznie. Jeśli strona coś liczy w tle, wysyła powiadomienia, obsługuje rezerwacje, płatności albo logowanie wielu użytkowników naraz, potrzebuje własnego serwera, bo współdzielony zaczyna zwalniać dokładnie wtedy, gdy masz najwięcej klientów.

Własny serwer nie musi być drogi. Musi być czyjś: ktoś odpowiada za jego aktualizacje i za to, że w nocy wstanie po awarii. To jest realny koszt, nie cena wynajmu maszyny.

Rachunek na trzy lata

Zamiast porównywać cenę za miesiąc, spisz wszystko, co wraca co roku, i pomnóż przez trzy: odnowienie domeny, hosting albo serwer, poczta, kopie zapasowe, ewentualne płatne integracje i utrzymanie, czyli aktualizacje i poprawki. Przy takim zestawieniu tanie wejście z opłatą za każdy dodatkowy element często wypada drożej niż jedna przewidywalna kwota.

Dopisz jeszcze jedną pozycję, której nie ma na fakturze: ile godzin właściciela idzie co miesiąc na pilnowanie tego wszystkiego. Przy jednej drodze ta liczba jest bliska zeru, przy drugiej potrafi zjeść cały zysk z tańszego hostingu.

Pięć pytań, które rozstrzygają sprawę

1. Na czyje dane zarejestrowana jest domena? Jeśli nie na Twoje, to pierwsza rzecz do zmiany, bez względu na resztę.
2. Kto ma hasło administratora do serwera i do panelu strony? Ty masz je mieć zawsze, wykonawca dodatkowo.
3. Gdzie są kopie zapasowe i kiedy ktoś ostatnio odtworzył z nich stronę? Kopia, której nikt nigdy nie odtworzył, jest tylko nadzieją.
4. Co dokładnie dostaję, gdy zakończę współpracę? Pliki, baza, dostępy, w jakim czasie i czy w cenie.
5. Kto reaguje, gdy strona padnie w sobotę o północy? I w jakim czasie. „Zobaczymy w poniedziałek” też jest odpowiedzią, tylko trzeba ją znać z góry.

Jak to wygląda u mnie

Obie drogi są możliwe. Możesz kupić hosting na siebie, a ja go skonfiguruję i wdrożę stronę, albo strona może stać na moim serwerze w stałym abonamencie. Koszty podaję w wycenie, a dostępy przekazuję tak samo w obu wypadkach: konta i serwer stoją na Twoich danych, a kod, dane i dokumentację dostajesz na żądanie w każdej chwili. Przy hostingu u mnie podpisujemy umowę powierzenia przetwarzania danych, w której jest spisane, kto za co odpowiada i kto jest podwykonawcą, na przykład dostawca serwera i kopii zapasowych.

Domena zawsze jest Twoja. Pocztę radzę trzymać osobno od strony. A jeśli masz już hosting, którego nie chcesz zmieniać, sprawdzam najpierw, czy strona da się na nim postawić, zamiast namawiać na przenosiny.