Co przygotować przed rozmową z wykonawcą?

Pierwsza rozmowa o projekcie zwykle schodzi na ustalanie rzeczy, które wiesz od dawna, tylko nigdy nie zostały zapisane. Godzina mija, wykonawca nadal nie rozumie, jak pracuje Twoja firma, a Ty słyszysz, że „trzeba się spotkać jeszcze raz”. Nie chodzi o dokument ani o specyfikację. Chodzi o pół godziny notatek, po których rozmowa zaczyna się od Twojego problemu, a nie od budowania kontekstu od zera.

Pięć rzeczy, które wystarczą

Problem w jednym zdaniu

Nie „potrzebujemy systemu”, tylko co konkretnie boli. „Trzy osoby przepisują te same zamówienia z maila do arkusza.” „Klienci dzwonią po terminy, bo nie widzą, co jest wolne.” „Nikt nie wie, na czym stoi zlecenie, dopóki nie zapyta.” Zdanie o bólu jest ważniejsze niż pomysł na rozwiązanie, bo rozwiązań jest zwykle kilka i tańsze bywa lepsze.

Jak to działa dziś, krok po kroku

Wypisz ścieżkę, którą przechodzi jedno zlecenie albo jeden klient, od pierwszego kontaktu do końca. Kto co wpisuje, gdzie to trafia, kto sprawdza, co się dzieje przy błędzie. Pięć do dziesięciu punktów. To jedyna rzecz z tej listy, której nikt poza Wami nie zrobi, i to z niej wychodzi połowa wyceny.

Kto po Twojej stronie decyduje

Jedno nazwisko. Osoba, która odpowie na pytanie o szczegół procesu w ciągu dnia albo dwóch i która rozstrzygnie, gdy dwa działy chcą czegoś innego. Projekty nie stoją na kodzie, tylko na czekaniu na decyzję. Jeśli tą osobą jesteś Ty i masz na to dwie godziny w tygodniu, powiedz to wprost: da się pod to ułożyć pracę, ale trzeba wiedzieć wcześniej.

Termin i to, co go wyznacza

Sam termin mówi mało, powód mówi wszystko. Sezon, targi, koniec umowy z obecnym dostawcą, wejście przepisu. Jeśli data wynika z czegoś twardego, zakres da się pod nią przyciąć. Jeśli data jest życzeniem, lepiej to powiedzieć, bo wtedy jest czym negocjować, gdy coś się przesunie.

Widełki budżetu, choćby szerokie

Najbardziej niewygodny punkt i najbardziej oszczędzający czas. Nie chodzi o kwotę do zapłaty, tylko o rząd wielkości: kilka tysięcy, kilkanaście, kilkadziesiąt. Wykonawca, który je zna, powie od razu, co się w nich mieści, a czego nie, zamiast przygotowywać ofertę dwa razy za drogą. Jeśli nie masz pojęcia, powiedz i to: da się zacząć od pytania, ile to mniej więcej kosztuje w Twoim przypadku.

Jeśli system już istnieje

Przy przejęciu albo modernizacji dochodzą trzy rzeczy. Po pierwsze dostępy: repozytorium z kodem, panel hostingu, domena, baza. Nie musisz ich mieć pod ręką na rozmowę, ale musisz wiedzieć, czy je masz i kto je trzyma. Po drugie historia: kto robił, kiedy, dlaczego przestaliście współpracować. Po trzecie granica: co ma zostać bez zmian, a co przepisujemy. Bez tego każda wycena przejęcia jest zgadywanką, o czym piszę więcej w tekście o przejęciu strony po innym wykonawcy.

Czego nie musisz przygotowywać

• Specyfikacji technicznej. Napisana bez wykonawcy zwykle opisuje rozwiązanie, które i tak zmieni się po pierwszej rozmowie o procesie.
• Wyboru technologii. To moja odpowiedzialność i moje ryzyko. Twoja rola to powiedzieć, czy coś jest w firmie już używane i musi zostać.
• Listy funkcji z cudzej strony. Lepiej pokazać, co Ci się w niej podoba i dlaczego, niż prosić o to samo. Połowa tych funkcji nie jest używana także u konkurencji.
• Gotowego projektu graficznego. Przydaje się, jeśli już jest. Jeśli nie ma, powiem, kiedy jest potrzebny, a kiedy wystarczy dopracowany układ.
• Pytania, ile to potrwa, z odpowiedzią. Termin wychodzi z zakresu, a zakres spisujemy razem.

Ściąga do wklejenia w mail

Pięć linijek, które wystarczą na start. Jeśli wolisz od razu napisać, zamiast dzwonić, to jest cała treść pierwszej wiadomości.

• Firma i branża, wielkość zespołu.
• Problem, który ma zniknąć, w jednym zdaniu.
• Jak ta sprawa wygląda dziś, krok po kroku.
• Kiedy ma działać i dlaczego akurat wtedy.
• Orientacyjny budżet, jeśli już go znasz, oraz kto po Waszej stronie prowadzi temat.

Wypełnij pola powyżej. Notatka składa się tutaj i nigdzie nie jest wysyłana, dopóki sam jej nie wyślesz.

Co dostajesz po takiej rozmowie

Przy tym komplecie pierwsza rozmowa trwa trzydzieści do czterdziestu pięciu minut i kończy się trzema rzeczami: co da się zrobić, w jakiej kolejności i w jakich widełkach. Bez nich kończy się ustaleniem terminu następnej rozmowy, na której padną dokładnie te pytania. To nie jest wina żadnej ze stron, po prostu nikt nie wyceni procesu, którego nie zna.

Jak to wygląda u mnie

Na pierwszej rozmowie pytam dokładnie o te pięć rzeczy i notuję ścieżkę Twojego procesu. Potem dostajesz spisany zakres z widełkami, jeszcze przed startem prac, i podziałem na etapy, po których widać działający fragment. Tak wygląda cały proces.

Jeśli po tej rozmowie wyjdzie, że wystarczy Ci gotowe narzędzie za abonament albo poprawka w tym, co już masz, powiem to zamiast proponować projekt. Najmniejszy zakres, który rozwiąże problem, jest zwykle najlepszym początkiem współpracy.