System rezerwacji online zbudowany pod Twój grafik

Kiedy gotowy system przestaje wystarczać

Gotowe systemy rezerwacji są dobrym wyborem na start: abonament, kilka kliknięć i widget na stronie. Problem pojawia się w momencie, gdy Twój sposób pracy nie mieści się w ich formularzu. Usługa trwa różnie w zależności od zakresu, jeden pracownik obsługuje dwa stanowiska naraz, cena zależy od miejsca dojazdu, a klient hurtowy ma inne zasady niż przypadkowy.

Wtedy zaczyna się obchodzenie systemu: notatki w komentarzu do rezerwacji, blokowanie terminów na zapas, arkusz obok panelu. Zwykle to jest moment, w którym dedykowany system zaczyna być tańszy niż abonament plus praca ludzi, którzy go nadrabiają.

Co potrafi system szyty na miarę

• Reguły dostępności, które odpowiadają rzeczywistości. Godziny pracy, przerwy, czas na dojazd albo sprzątanie między wizytami, różna długość usługi, limity dzienne.
• Wycena liczona na bieżąco. Cena zależna od usługi, czasu, liczby osób albo strefy, pokazana klientowi w momencie wyboru terminu, a nie po telefonie.
• Panel dla zespołu. Widok dnia i tygodnia, obłożenie, szybkie przełożenie terminu, notatka do zlecenia i historia zmian.
• Powiadomienia. Potwierdzenie i przypomnienie mailem lub SMS-em, powiadomienie do pracownika o nowym zleceniu.
• Konto klienta. Podgląd swoich rezerwacji, zmiana terminu w zadanych granicach, historia i dokumenty.

Każda z tych rzeczy z osobna jest do zrobienia. Rzecz w tym, żeby złożyć je tak, żeby zespół nie musiał niczego obchodzić. Dlatego zaczynam od rozmowy o procesie, a nie o funkcjach.

Integracje, które zwykle dochodzą

System rezerwacji rzadko stoi sam. Najczęściej podłączamy do niego kalendarz, z którego już korzysta zespół, bramkę płatności, wysyłkę powiadomień i program do fakturowania. Tam, gdzie rezerwacje spływają także z serwisu partnera, dochodzi połączenie z jego systemem: zlecenie wpada do panelu gotowe do obsługi, zamiast być przepisywane z maila.

Każda integracja to część zakresu i część kosztu utrzymania, więc mówię wprost, które z nich naprawdę zdejmują pracę, a które tylko dobrze wyglądają na liście.

Wdrożenie etapami

1. Jedna usługa, jeden zespół
2. Potwierdzenia i panel
3. Płatności i konto klienta
4. Integracje i lokalizacje

Nie zaczynamy od kompletu funkcji. Pierwszy etap to zwykle rezerwacja jednej usługi u jednego zespołu, z potwierdzeniem i podglądem w panelu. To wystarczy, żeby przestać umawiać telefonicznie i żeby zobaczyć, czy reguły dostępności odpowiadają temu, co dzieje się naprawdę.

Kolejne etapy dokładają płatności, konto klienta, wiele lokalizacji albo integracje. Po każdym etapie widzisz działającą wersję, a nie prezentację, i decydujesz, czy idziemy dalej.

Co dostajesz na koniec

Serwer, domena i konta usług stoją na Twoich danych, a kod i dane dostajesz na żądanie w każdej chwili; repozytorium może leżeć u mnie albo na koncie Twojej firmy. Do tego dokumentacja: jak uruchomić system, jak działają integracje i co robić przy typowych sytuacjach, na przykład gdy trzeba ręcznie zablokować terminy.

Utrzymanie możesz zostawić mnie albo przejąć samodzielnie. Jeśli ktoś inny ma przejąć rozwój, dostanie wszystko, czego potrzebuje, bez rozmowy ze mną. Więcej o wyborze między abonamentem a własnym systemem piszę w tekście gotowy system rezerwacji czy dedykowany.